# Réponses au cadrage — outil planning équipe + cabinet > Séance du 26/08/2026. Réponses de Jérôme, question par question. > Numérotation identique à `Questions-cadrage.md`. 27 questions sur 33 sont tranchées ; > les 6 restantes sont listées en fin de document. --- ## A. Périmètre et utilisateurs **Q1 — Qui utilise l'outil ?** Jérôme, Aurore, **et toute l'équipe en lecture**. → Deux faces : une face « gestion » (Jérôme + Aurore) et une face « consultation + demandes » pour les salariés. **Q2 / Q26 — Ce que l'équipe doit pouvoir faire** Tout : **consulter** son planning, **demander un congé**, **signaler une absence**, **proposer un échange de créneau**. Donc pas de lecture seule — il faut un circuit demande → validation. **Q3 — Interaction avec le cabinet** : voir section D (les quatre volets sont retenus). **Q4 — Excel référence ou remplacé ?** **Excel au début, puis bascule.** On démarre en lisant le classeur existant pour ne rien casser, et on bascule vers la saisie dans l'outil quand la confiance est là. → Prévoir un **import Excel** dès la v1 et un **export Excel** au format actuel pendant la transition. --- ## B. Structure du planning **Q5 — Rotation** **Rotation sur 2 semaines** (S1 / S2) à partir de septembre 2026. L'ancienne rotation sur 4 semaines A1 / B2 / C1 / D2 est **abandonnée**. **Q6 — Horaires** *(corrigé le 26/08/2026 après calcul de la présence réelle)* | | Matin | Après-midi | |---|---|---| | **Lundi → vendredi** | 8h30 → 12h30 | 14h00 → 19h30 | | **Samedi** | 8h30 → 12h30 | 14h00 → 18h30 | **Fermeture le midi de 12h30 à 14h00**, tous les jours. La grille du classeur s'étend de 8h30 à 19h30 mais **aucune personne n'est planifiée entre 12h30 et 14h00** sur les 12 combinaisons jour × semaine du cycle, ni le samedi après 18h30 : ce sont des heures de fermeture, pas des trous d'effectif. → 8 créneaux d'une demi-heure le matin + 11 l'après-midi (9 le samedi). ⚠️ *Une exception dans le classeur : **Nicolas est planifié jusqu'à 13h00 le lundi en S1**, une demi-heure après la fermeture. Temps administratif ou erreur de saisie — à confirmer.* *(La première lecture de cette question avait conclu à tort à une journée continue, en se fondant sur l'amplitude de la grille et non sur les présences réelles.)* **Q7 — Effectif septembre 2026** > ⚠️ **Référence retenue : les feuilles `S1 (Gwen à 80%)` et `S2 (Gwen à 80%)`** du classeur > `Emploi du temps BASE SEPTEMBRE 2026 planning sur 2 semaines.xlsx`. Les feuilles > « Gwen à 100% » sont écartées. > *(Coquille à corriger dans le classeur : le titre en A1 de la feuille 80 % affiche encore > « (Gwen à 100%) ».)* | Init. | Salarié | S1 | S2 | Moyenne | Contrat | Fonction | |---|---|---|---|---|---|---| | A | Aurore Labroy | 36 | 28 | 32 | 32 | Pharmacien | | N | Nicolas Coué | 33 | 37 | 35 | 35 | Pharmacien | | Sa | Sariaka Rakotoanadahy | 38,5 | 31,5 | 35 | 35 | Pharmacien | | MC | Marie-Cécile Barthelet | 26,5 | 27,5 | 27 | 27 | Pharmacien | | V | Valérie Chantemesse | 35 | 35 | 35 | 35 | Préparateur | | E | Élodie Lescovec | 35 | 35 | 35 | 35 | Préparateur | | G | Gwendoline Venet | 32 | 24 | 28 | 28 | Préparateur | | St | Stéphanie Passot | 35 | 35 | 35 | 35 | Préparateur | | T | Thomas Jamet | 33,5 | 36,5 | 35 | 35 | **Préparateur** | | C | Chloé Constant | 18 | 20,5 | 19,25 | 18 | Apprentie | | P | Patricia Pognant-Gros | 28 | 28 | 28 | 28 | Rayonniste | | M | Manon | — | — | — | — | Étudiante | | L | Lilou | — | — | — | — | Étudiante | **Sens des colonnes du classeur** *(réponse de Jérôme, vérifiée sur S2)* : « Nb heures » = heures de la semaine affichée ; « H/semaines » = **moyenne hebdomadaire contractuelle sur le cycle de 2 semaines**. → **Le contrat est une moyenne sur le cycle, pas un volume hebdomadaire fixe.** C'est l'unité de base de tout l'outil. La vérification tombe juste pour 10 personnes sur 11. Points à éclaircir : - ⚠️ **Chloé** : 19,25 h de moyenne pour 18 h de contrat. - **Élodie** : la note AJPP diffère entre les semaines — 35 h (18 sans AJPP) en S1, 35 h (26,5 sans AJPP) en S2. - Le classeur note **Thomas « Apprenti »** : il est **passé préparateur**, à corriger. - Deux initiales sont ambiguës dans le tableau récapitulatif (S pour Sariaka et Stéphanie, MC pour Marie-Cécile et Manon) ; la grille, elle, distingue bien **Sa / St** et **MC / M**. **Q8 — Changements depuis 2025** Équipe très renouvelée. **Partis** : Sonia, Chrystèle. **Arrivés** : Sariaka (pharmacien), Stéphanie (préparateur), Lilou (étudiante). Gwendoline revient **à 80 %** (congé parental prolongé). Élodie est en **AJPP**. Thomas est passé apprenti → préparateur. **Q9 — Contraintes à vérifier automatiquement** Deux règles seulement (la rotation des samedis et les règles d'amplitude / pause / repos ne sont pas demandées) : 1. **Au moins un pharmacien présent en permanence** pendant toute l'ouverture (Aurore, Nicolas, Sariaka ou Marie-Cécile) — obligation légale, alerte bloquante ; 2. **Au moins 3 personnes au comptoir**, sauf la **dernière demi-heure (19h–19h30)**. Référence : l'emploi du temps de base septembre 2026 — l'outil se cale sur ce qui y est déjà pratiqué. **Q10 — Heures au-delà du contrat** **Les deux selon les cas** : certaines payées en heures supplémentaires, d'autres récupérées. Jérôme tranche au cas par cas. → Pour chaque dépassement de cycle, l'outil doit permettre de **choisir** payer ou récupérer, tenir un **compteur de récup** par personne, et ne transmettre au cabinet que la part payée. `Planning heures supplémentaires 2026.xlsx` est à analyser pour reprendre le format actuel. ### Souhaits et désidérata (feuille 3 du classeur) — base de construction du cycle | Salarié | Souhaits | À éviter | |---|---|---| | Aurore Labroy | Journées complètes (frais de trajet) ; 1 h d'administratif 13h–14h, sinon réduire à 32 h/sem | Pas de mercredi ni de vendredi (garde enfants, Sou des écoles) | | Nicolas Coué | Semaines en 3 ou 4 jours complets | — | | Marie-Cécile Barthelet | Mardi, mercredi, vendredi, samedi | Lundi et jeudi OFF | | Sariaka Rakotoanadahy | 1ʳᵉ intention : mercredi journée OFF ; lundi AM OFF ; 1 samedi/2 OFF | 2ᵉ intention : lundi AM OFF ; 1 mercredi/2 OFF ; vendredi AM OFF (ou 17h30–18h max) ; 1 samedi/2 OFF | | Valérie Chantemesse | Semaines stables à 35 h ; 1 sem. lun-mar-mer-sam, 1 sem. lun-mar-mer-jeu | — | | Élodie Lescovec | Heures à déterminer, planning précis donné avec l'AJPP | — | | Gwendoline Venet | Équilibrer à 35 h ; jeudi = journée complète de 9,5 h ; OK 1 mercredi après-midi/2 | Jamais le lundi ; ne pas changer ses samedis (**semaines impaires**) | | Stéphanie Passot | Mercredi possible toute la journée mais **pause 12h–14h30** ; 1 sem. lun-mar-mer-jeu, 1 sem. lun-mer-jeu-sam ; finir à 19h le mardi (sport) | Pas le vendredi | | Thomas Jamet | — | — | | Chloé Constant | Remplacer le samedi après-midi (plus de commande) par le vendredi après-midi | — | | Patricia Pognant-Gros | — | Lundi et jeudi OFF | --- ## C. Congés et absences **Q11 — Décompte des CP** **Jours ouvrables (6 par semaine)** : le samedi compte même si la personne ne travaille pas ce jour-là. 30 jours de CP par an. **Règle de pose** *(tranchée le 26/08/2026)* : chacun doit poser **4 semaines complètes** ; seule la **5ᵉ semaine** peut être morcelée. **Pas de demi-journée.** **Journées inégales** : un congé posé compte pour **1 jour ouvrable quelle que soit sa durée** (alignement sur le bulletin de paie), **mais l'outil affiche en parallèle les heures réelles** pour que Jérôme voie l'écart et puisse arbitrer. Contexte — le cycle contient des journées très inégales, calculées depuis le classeur : | Personne | Journées courtes du cycle | |---|---| | Sariaka | Lundi matin — 3,5 h (S1) · 4 h (S2) | | Thomas | Lundi après-midi — 5,5 h (S1 et S2) · Mardi matin 4 h (S2) | | Gwendoline | Mardi après-midi — 5 h (S1) · 5,5 h (S2) | | Patricia | Samedi matin — 4 h (S1 et S2) | | Nicolas | Jeudi matin — 4 h (S1 seulement) | | Chloé | Vendredi matin — 3,5 h (S1) ; mer./jeu. écourtés 8h30–17h30 | Aurore, Marie-Cécile, Valérie, Élodie et Stéphanie ne font que des **journées complètes**. Poser « un lundi » vaut donc 3,5 h pour Sariaka et 5,5 h pour Thomas — d'où le double affichage jours / heures. **Origine de la question** : mail de Marie-Cécile Barthelet du **19/06/2025** (objet « CP ») : « si je reviens un mardi après-midi ou vendredi après-midi, faut-il me décompter la journée complète ou ne rien décompter ? ». Transférée à Betty le jour même pour avis sur la convention collective — **restée sans réponse**. À relancer si on veut une base conventionnelle. **Q12 — Compteur de CP** **L'outil tient son propre solde, en miroir du bulletin de paie.** Tout écart apparaît immédiatement — c'est exactement ce qui aurait évité l'oubli de décompte de 2025, rattrapé en mai 2026. Le bulletin reste la référence officielle, l'outil sert de contrôle. **Q13 — Types d'absence** CP · **arrêts maladie** (dates + heures à déduire) · **maternité, paternité, congé parental, AJPP** (absences longues qui modifient le contrat) · **événements familiaux, sans solde, récupération**. **École des apprentis : hors planning.** Les jours d'école de Chloé ne figurent pas au planning — **seule sa présence à l'officine est saisie**. Son contrat de 18 h s'entend en heures d'officine. Pas de type d'absence « école » à créer. **Q14 — Circuit des demandes** Aujourd'hui : **à l'oral, au coup par coup**, sans trace écrite — ce qui explique largement l'oubli de 2025. Demain : demande saisie par le salarié sur la page web, **validée par Jérôme ou Aurore** (les deux, pour ne pas bloquer en cas d'absence de l'un). Pas de délai de prévenance imposé ; l'outil signale les conflits (moins de 3 personnes, plus de pharmacien). --- ## D. Cabinet comptable (FRS — Betty Tchicaya) **Q15 / Q16 — caduques** : les fichiers ont été déposés dans `docs\` (fiche navette 2026, PDF et classeur de base septembre, récap congés, heures sup, tickets restaurant). **Q19 / Q21 — Périmètre cabinet : les quatre volets sont retenus** 1. **Remplir la fiche navette** au format de Betty (surlignages rouge / jaune compris) ; 2. **Générer le PDF du planning** des semaines concernées ; 3. **Pré-remplir le mail à Betty** dans Gmail, avec les deux pièces jointes et la liste automatique des points à signaler ; 4. **Transmettre les arrêts de travail** reçus des salariés — **depuis le poste local uniquement** (voir ci-dessous). --- **Q17 — Délai du cabinet** **Aucune date limite imposée.** Jérôme envoie quand c'est prêt, entre le 10 et le 20 du mois. → L'outil peut proposer un rappel vers le 10, sans rien bloquer. **Q20 — SILAE (bascule du cabinet en 10/2026)** **Inconnu à ce jour.** ⚠️ Risque réel : si SILAE impose un portail de saisie ou un format de fichier, la fiche navette Excel disparaît dans deux mois. **À demander à Betty avant de coder l'export fiche navette.** ## E. Diffusion et confidentialité **Q22 / Q23 — Comment l'équipe consulte** **Page web sur téléphone**, consultable depuis chez soi. **Le groupe WhatsApp « emploi du temps » reste**, mais **pour les urgences seulement** (remplacements de dernière minute, échanges rapides). PLANNING TEAM devient la référence. **Q24 — Ce que chacun voit** **Son planning en détail + la présence des collègues** (qui est là, sans les totaux d'heures ni les congés des autres). **Q25 — Notifications** **Un badge sur la page** : « votre planning a changé depuis votre dernière visite ». Rien n'est envoyé à l'extérieur — pas de mail, pas de WhatsApp. **Q33 — Forme de l'outil** **Tout en ligne**, y compris la partie gestion : une seule application web accessible de partout, pour Jérôme comme pour Aurore. Rupture assumée avec les autres outils, tous locaux. **Arrêts de travail — exception à la règle « tout en ligne »** Les arrêts **ne transitent pas** par l'application. L'outil en ligne ne connaît que « absent, arrêt maladie, du X au Y » ; le **PDF du médecin reste en local** et part au cabinet depuis le poste. C'est le choix le plus sain juridiquement : pas de données de santé hébergées. **Hébergement : hébergeur français, au nom de Jérôme** (type OVH, Scaleway, Infomaniak). Données stockées en France, RGPD tenable, coût de l'ordre de 5 à 10 €/mois. Reste à cadrer avant de coder : authentification par personne, chiffrement au repos, durée de conservation, information des salariés, sauvegardes. --- ## F. Fonctions et priorités **Q27 — Comment se construit un planning** **Reconduction du cycle.** Le cycle S1 / S2 se répète automatiquement d'une quinzaine à l'autre ; Jérôme n'intervient que pour les **exceptions** (absences, remplacements, fériés, semaines particulières). → Décision structurante : **pas de moteur d'optimisation**. L'outil déroule le cycle, applique les exceptions, et **contrôle** les deux règles de la Q9. Les souhaits servent à construire le cycle de référence une fois pour toutes, pas à recalculer chaque semaine. **Q28 — Compteurs à afficher en permanence** - **Présence par créneau** : combien de personnes et combien de pharmaciens à chaque demi-heure, trous en rouge ; - **Solde de CP restants** par personne, en jours ouvrables ; - **Écart cumulé** (heures sup / récup depuis le début de l'année) et **nombre de samedis travaillés** par personne. *(Le comparatif « heures du cycle vs contrat » n'a pas été coché explicitement, mais il est la base de calcul de l'écart cumulé — il sera présent, au moins en second plan.)* **Q29 — Exports** Quatre exports : **PDF d'affichage équipe** (aux couleurs de la charte), **PDF pour le cabinet** (les semaines du mois, comme aujourd'hui), **fiche navette Excel** au format de Betty, et **Excel ancien format** (une feuille par semaine) le temps de la transition. **Q30 — Historique** **Démarrage à septembre 2026.** Les soldes de CP de départ sont saisis à la main d'après le dernier bulletin ; pas d'import de 2025 ni de 2026. Les anciens classeurs restent consultables à côté. **Q31 — Calendrier** Les quatre : **jours fériés**, **fermetures exceptionnelles** (ex. 31/12 à 18h30), **vacances scolaires**, **gardes**. **Q32 — Priorité** **Rien d'urgent.** Septembre est géré ; on construit l'outil complet proprement plutôt que de courir après le 01/09. **Signature du mail au cabinet : Aurore** (c'est elle qui envoie les salaires). **Nom de l'outil : PLANNING TEAM — Grande Pharmacie de Morancé** (nom court à l'écran : PLANNING TEAM). Décidé par Jérôme le 26/08/2026. **Identité visuelle** : le **logo de la pharmacie** est repris dans l'outil, et la charte en découle — turquoise `#7AC7C1`, anthracite `#5A5B5D`. Détail complet dans `docs\charte\CHARTE.md`, logo dans `docs\charte\logo-pharmacie-morance.jpg`. --- ## Ce qu'il reste à faire avant de concevoir 1. **Analyser `fiche navette 2026.xlsx`** (Q18) pour en déduire la liste exacte des variables attendues par le cabinet — plus fiable que de la demander. 2. **Demander à Betty ce que change SILAE** (bascule 10/2026) avant de coder l'export fiche navette. Question ouverte, à traiter en premier. 3. **Relancer Betty sur le décompte des CP** en cas de retour en cours de journée (mail de Marie-Cécile du 19/06/2025, sans réponse) — pour asseoir la règle sur la convention collective. 4. **Cadrer l'hébergement et la protection des données** : hébergeur français retenu, reste l'authentification, le chiffrement, la conservation et l'information des salariés. 5. **Analyser `Planning heures supplémentaires 2026.xlsx`** pour reprendre le format actuel du suivi HS / récup. 6. **Produire le logo en PNG transparent et en SVG** (le JPEG a un fond blanc opaque). ### Écarts à faire confirmer par Jérôme - Chloé : 19,25 h de moyenne pour 18 h de contrat. - Élodie : notes AJPP différentes entre S1 (18 h) et S2 (26,5 h) hors AJPP. - Manon et Lilou (étudiantes) : aucune heure au contrat — comment sont-elles planifiées ?